Instrukcja obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych związanych z realizacją projektów unijnych (z suplementem elektronicznym)

Dokument, o który zawsze pytają instytucje uprawnione do badania prawidłowości wykorzystania funduszy unijnych!
Kierownik każdej jednostki realizującej projekty finansowane lub współfinansowane z europejskich funduszy unijnych jest zobowiązany do przestrzegania zasad kontroli finansowej i merytorycznej. Wymagania te nakłada na każdą jednostkę zarówno prawo bilansowe, jak też wytyczne instytucji wdrażających w oparciu o rozporządzenia Unii Europejskiej. Podstawowym instrumentem kontroli finansowej w jednostkach jest instrukcja obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów.
Książka zawiera zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów zarówno finansowo-księgowych, jak też merytorycznych oraz ich archiwizacji.
Nie jest to sformalizowany dokument sporządzany według ustalonego wzoru, ale akt wewnętrzny, opracowywany przez kierownika każdej jednostki i dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy. Służy dokładnemu określeniu, co każda struktura, dział czy określony pracownik jednostki powinien zrobić w celu prawidłowego udokumentowania wszystkich operacji mających związek z realizacją zadań wynikających z zawartych umów.
Publikacja zawiera gotowy wzorzec zarządzenia wewnętrznego , który łatwo można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy a dołączony suplement elektroniczny (dokumentacja w formie MS Word), daje możliwość bezpośredniej pracy na plikach, uzupełnienia o dane, zapis, wydruk itp.

Jolanta Oleńska - posiada 15-letnie doświadczenie z zakresu rozliczania i ewidencji księgowej środków finansowych pochodzących ze źródeł Unii Europejskiej, Senatu Stanów Zjednoczonych, rządu Szwajcarii, jak również polskich środków publicznych będących w dyspozycji Urzędów miast i PFRON. Prowadziła liczne kontrole finansowe z ramienia jednostek udzielających dotacji (PARP, UKIE, FFW), jak też jednostek będących odbiorcami tychże dotacji (partnerstwa IW EQUAL). Jest autorką około 50 artykułów związanych z problematyką podatkową i księgową. Wieloletni pracownik Fundacji Fundusz Współpracy, będącej jedną z pierwszych organizacji pośredniczącej w przekazywaniu środków pomocowych. Obecnie zajmuje się szkoleniami i doradztwem w zakresie rozliczania projektów EFS oraz organizacji ładu dokumentacyjnego. Fundatorka i członek zarządu Fundacji G10.

Wstęp
I. Instrukcja obiegu dokumentów jako podstawowy element wewnętrznej kontroli finansowej i merytorycznej

Dokumenty finansowo-księgowe

Faktura VAT

Faktura VAT korygująca

Nota korygująca

Rachunek

Lista płac

Wniosek o zaliczkę

Rozliczenie zaliczki

Polecenie przelewu

Wyciąg bankowy

Polecenie wyjazdu służbowego i rozliczenie delegacji

Raport kasowy

Dokumenty merytoryczne

Informacja i promocja

Wniosek o płatność

II. Elementy instrukcji obiegu dokumentów

Ogólne zasady obiegu dokumentów

Komórki w obiegu dokumentów finansowo-księgowych

Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników uczestniczących w obiegu dokumentów księgowych

3. Terminy przepływu dokumentów i ich systematyczność

III. Formy i przykłady sporządzenia instrukcji obiegu dokumentów

Metoda graficzna

Metoda tabelaryczna

Metoda opisowa

Metoda kartotekowa

Metoda mieszana

IV. Archiwizacja dokumentów

Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji

V. Przykłady opracowania zakładowej instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów