Microsoft Access. Przewodnik dla użytkowników Excela

Rozszerz swój wachlarz narzędzi do analizy o Accessa!

• Kiedy wybrać Excela, a kiedy Accessa?
• Jak wykonać raport i wizualizować dane w Accessie?
• Jak zintegrować Excel z Accessem?

Excel to obok Worda najpopularniejsze narzędzie znajdujące się w pakiecie Microsoft Office. Narzędzie, bez którego nie wyobrażają sobie pracy analitycy, księgowi i prezesi firm. Dzięki ogromnym możliwościom oraz łatwości użycia znajduje on zastosowanie wszędzie tam, gdzie trzeba dokonać obliczeń na dużych ilościach danych. Czy Excel jest jednak lekarstwem na wszystko? Otóż nie! Pakiet Microsoft Office posiada w swych szeregach jeszcze jednego asa - program Access. Jeżeli zależy Ci na bezproblemowej współpracy kilku osób nad jednym zbiorem danych, jeżeli chcesz oddzielić wygląd raportu od danych, a w dodatku wymagasz skalowalności, Access może okazać się lepszym wyborem. Nie obawiaj się nowego! Dzięki tej książce błyskawicznie zapoznasz się ze środowiskiem, filozofią pracy oraz możliwościami Accessa. Książka odpowiada na wiele pytań, w tym na jedno kluczowe - kiedy lepszy jest Excel, a kiedy Access. Ponadto znajdziesz tu odpowiedzi na pytania dotyczące danych, ich struktur oraz metod analizy. Dowiesz się, jak korzystać z kwerend agregujących, funkcjonalnych oraz krzyżowych. Z pewnością zainteresują Cię również rozdziały poświęcone analizom warunkowym oraz tworzeniu raportów i wizualizacji danych w programie Access. Ostatni rozdział pozwoli Ci połączyć świat, który znasz - świat Excela, z tym, który poznałeś w trakcie lektury - światem Accessa. Integracja tych dwóch narzędzi zdejmie z Ciebie wszelkie ograniczenia w codziennej pracy z danymi o dowolnej wielkości i złożoności. Przekonaj się o tym sam!

• Trudny wybór - Access czy Excel
• Podstawy Accessa - tabele, teoria relacyjnych baz danych, kwerendy
• Kwerendy wybierające, funkcjonalne, usuwające, aktualizujące
• Wykorzystanie kwerend krzyżowych
• Transformacja danych za pomocą programu Access
• Wykonywanie obliczeń oraz przetwarzanie dat
• Analizy warunkowe
• Zastosowanie podkwerend i domenowych funkcji agregacji
• Statystyki opisowe w Accessie
• Planowanie zadań
• Wykorzystanie VBA do usprawnienia procesu analizy
• Tworzenie raportów w Accessie
• Wykorzystanie tabel i wykresów przestawnych
• Przenoszenie danych z Accessa do Excela
• Integracja Accessa z Excelem
• Tworzenie zapytań SQL

Znasz Excel? Poznaj też Access - szybko i przyjemnie!

O autorze (17) Wprowadzenie (19) CZĘŚĆ I: Wprowadzenie w tematykę analizy danych w Accessie (25) Rozdział 1. Kiedy warto wykorzystywać Accessa do analizy danych? (27)

• Kiedy analiza danych w Excelu może być trudna? (27)
  • Skalowalność (27)
  • Przezroczystość procesów analitycznych (29)
  • Oddzielenie danych od prezentacji (30)
• Kiedy używać Accessa, a kiedy Excela (31)
  • Rozmiar danych (31)
  • Struktura danych (32)
  • Ewolucja danych (32)
  • Złożoność funkcjonalna (32)
  • Współużytkowane przetwarzanie (33)
• Access dla użytkowników Excela: nie ma powodu do paniki! (33)
  • Tabele (34)
  • Kwerendy (34)
  • Raporty (34)
  • Makra i język VBA (35)
• Podsumowanie (35)

Rozdział 2. Podstawy Accessa (37)

• Tabele Accessa (37)
  • Podstawowe informacje o tabelach (38)
  • Importowanie danych do Accessa (46)
  • Łączenie arkusza Excela z Accessem (51)
• Teoretyczne podstawy relacyjnych baz danych (52)
  • Dlaczego to takie ważne? (53)
  • Excel i format płaskich plików (53)
  • Umieszczanie danych w osobnych tabelach (55)
  • Typy relacji (56)
• Podstawowe informacje o kwerendach (57)
  • Czym jest kwerenda? (57)
  • Tworzymy pierwszą kwerendę wybierającą (59)
• Dziesięć najczęstszych błędów występujących w kwerendach (69)
• Podsumowanie (70)

Rozdział 3. Nie tylko kwerendy wybierające (71)

• Kwerendy agregujące (71)
  • Tworzenie kwerend agregujących (71)
  • Funkcje agregacji (75)
• Kwerendy funkcjonalne (79)
  • Do czego służą kwerendy funkcjonalne? (80)
  • Kwerendy tworzące tabele (80)
  • Kwerendy usuwające (82)
  • Kwerendy dołączające (86)
  • Kwerendy aktualizujące (91)
• Kwerendy krzyżowe (95)
  • Kreator kwerend krzyżowych (95)
  • Ręczne tworzenie kwerend krzyżowych (100)
• Podsumowanie (106)

CZĘŚĆ II: Podstawowe techniki analizy danych (107) Rozdział 4. Transformacje danych za pomocą Accessa (109)

• Wyszukiwanie i usuwanie duplikatów (109)
  • Czym są zdublowane rekordy? (109)
  • Wyszukiwanie duplikatów (110)
  • Usuwanie duplikatów rekordów (114)
• Popularne zadania transformacji danych (116)
  • Wypełnianie pustych pól (116)
  • Konkatenacja (117)
  • Zmiana wielkości liter (120)
  • Usuwanie początkowych i końcowych spacji z ciągu znaków (122)
  • Wyszukiwanie i zastępowanie podanego tekstu (123)
  • Dodawanie własnych opisów w kluczowych miejscach ciągu znaków (124)
  • Parsowanie ciągów znaków rozdzielanych znacznikami (127)
• Podsumowanie (131)

Rozdział 5. Wykonywanie obliczeń i przetwarzanie dat (133)

• Wykorzystywanie obliczeń w analizach (133)
  • Częste scenariusze obliczeń (134)
  • Wykorzystanie Konstruktora wyrażeń do definiowania pól obliczeniowych (137)
  • Często popełniane błędy w obliczeniach (141)
• Wykorzystywanie dat w analizach (145)
  • Proste obliczenia na datach (145)
  • Zaawansowane analizy z wykorzystaniem funkcji przetwarzania dat (146)
• Nowy typ danych - Obliczeniowy (156)
• Podsumowanie (159)

Rozdział 6. Wykonywanie analiz warunkowych (161)

• Stosowanie kwerend z parametrami (161)
  • Jak działają kwerendy z parametrami? (163)
  • Podstawowe reguły używania kwerend z parametrami (163)
  • Wykorzystanie kwerend z parametrami (164)
• Korzystanie z funkcji warunkowych (169)
  • Funkcja IIf (170)
  • Funkcja Switch (176)
  • Porównanie funkcji IIf i Switch (177)
• Podsumowanie (179)

CZĘŚĆ III: Zaawansowane techniki analizy danych (181) Rozdział 7. Dodatkowy wymiar. Podkwerendy i domenowe funkcje agregacji (183)

• Usprawnianie analiz dzięki wykorzystaniu podkwerend (184)
  • Dlaczego używa się podkwerend? (185)
  • Podstawowe reguły dotyczące podkwerend (185)
  • Tworzenie podkwerend bez ręcznego wpisywania instrukcji SQL (185)
  • Używanie operatorów IN i NOT IN w podkwerendach (188)
  • Używanie podkwerend z operatorami porównania (189)
  • Wykorzystywanie podkwerend jako wyrażeń (190)
  • Stosowanie skorelowanych podkwerend (190)
  • Wykorzystywanie podkwerend w kwerendach funkcjonalnych (192)
• Domenowe funkcje agregacji (196)
  • Typy domenowych funkcji agregacji (197)
  • Analiza składni domenowych funkcji agregacji (198)
  • Używanie domenowych funkcji agregacji (199)
• Podsumowanie (205)

Rozdział 8. Uruchamianie statystyk opisowych w Accessie (207)

• Podstawowe statystyki opisowe (208)
  • Uruchamianie opisowych statystyk z wykorzystaniem kwerend agregujących (208)
  • Wyznaczanie rankingu, dominanty i mediany (209)
  • Wybieranie losowych próbek ze zbioru danych (213)
• Zaawansowane statystyki opisowe (215)
  • Wyznaczanie rankingów percentylowych (216)
  • Określanie kwartyla rekordu (217)
  • Tworzenie rozkładu częstości (220)
• Podsumowanie (225)

Rozdział 9. Planowanie zadań i uruchamianie analiz wsadowych (227)

• Wprowadzenie do makr w Accessie (228)
  • Bezpieczeństwo makr w Accessie (228)
  • Tworzymy pierwsze makro (231)
  • Podstawowe akcje makr (233)
• Konfigurowanie analiz wsadowych i zarządzanie nimi (236)
  • Organizacja (236)
  • Konfigurowanie analiz wsadowych (240)
  • Tworzenie inteligentnych makr (241)
  • Pętle w makrach (245)
• Planowanie uruchamiania makr w nocy (250)
  • Wykorzystanie makra AutoExec do planowania zadań (250)
  • Planowanie zadań z wykorzystaniem poleceń wydawanych z poziomu wiersza polecenia (256)
• Podsumowanie (259)

Rozdział 10. Wykorzystanie VBA do usprawnienia procesu analizy danych (261)

• Tworzenie własnych funkcji (262)
  • Tworzymy pierwszą własną funkcję (263)
  • Tworzenie własnych funkcji z argumentami (266)
• Sterowanie procesami analitycznymi za pomocą formularzy (269)
  • Podstawowe wiadomości na temat przekazywania danych z formularzy do kwerend (269)
  • Wykorzystanie formularzy do automatyzacji zadań (273)
• Przetwarzanie danych "za kulisami" (278)
  • Przetwarzanie danych za pomocą instrukcji RunSQL (279)
  • Zaawansowane techniki korzystania z instrukcji RunSQL (281)
• Podsumowanie (282)

CZĘŚĆ IV: Raporty i wizualizacja danych w Accessie (285) Rozdział 11. Prezentowanie danych za pomocą raportów Accessa (287)

• Podstawy tworzenia raportów w Accessie (287)
  • Tworzymy pierwszy raport (287)
  • Przeglądanie raportów (288)
• Tworzenie i modyfikowanie raportów korzystających z grupowania (294)
  • Grupowanie (294)
  • Sortowanie i tworzenie podsumowań (297)
• Tworzenie raportu od podstaw (300)
  • Tworzenie źródła danych (300)
  • Tworzenie raportu w widoku projektu (302)
• Podsumowanie (306)

Rozdział 12. Tabele i wykresy przestawne w Accessie (307)

• Tabele przestawne w Accessie? (307)
• Anatomia tabeli przestawnej (308)
  • Obszar sum i szczegółów (309)
  • Obszar wierszy (310)
  • Obszar kolumn (310)
  • Obszar filtru (310)
• Tworzenie prostej tabeli przestawnej (312)
• Tworzenie zaawansowanych tabel przestawnych z sekcją szczegółów (316)
• Zapisywanie tabeli przestawnej (318)
• Wysyłanie tabeli przestawnej zdefiniowanej w Accessie do Excela (319)
• Opcje tabel przestawnych (319)
  • Rozwijanie i zwijanie pól (319)
  • Zmiana opisów pól (321)
  • Sortowanie danych (321)
  • Grupowanie danych (321)
  • Grupowanie według dat (324)
  • Filtrowanie w celu uzyskania określonej liczby pierwszych lub ostatnich rekordów (325)
  • Dodawanie sum obliczeniowych (326)
• Korzystanie z wykresów przestawnych w Accessie (329)
  • Podstawowe wiadomości o wykresach przestawnych (329)
  • Tworzenie prostego wykresu przestawnego (333)
  • Formatowanie wykresów przestawnych (334)
• Podsumowanie (337)

Rozdział 13. Ulepszanie kwerend i raportów z wykorzystaniem technik wizualizacji (339)

• Podstawowe techniki wizualizacji danych (339)
  • Wykorzystanie sztuczek z formatowaniem liczb w celu poprawienia wyglądu raportów (339)
  • Wykorzystanie formatowania warunkowego w Accessie (342)
• Zaawansowane techniki wizualizacji (347)
  • Ulepszanie kwerend i raportów za pomocą słupków danych (347)
  • Uzupełnianie kwerend i raportów symbolami (351)
  • Tworzenie własnych elementów graficznych w Accessie (354)
• Podsumowanie (359)

CZĘŚĆ V: Zaawansowane techniki programowania (361) Rozdział 14. Przenoszenie danych z Accessa do Excela (363)

• Różne metody importowania danych z Accessa (363)
  • Metoda "przeciągnij i upuść" (363)
  • Wykorzystanie kreatora eksportu z Accessa (364)
  • Wykorzystanie polecenia Pobierz dane zewnętrzne z Excela (366)
  • Korzystanie z programu MS Query (369)
• Podsumowanie (377)

Rozdział 15. Wykorzystanie VBA w celu przenoszenia danych pomiędzy Excelem a Accessem (379)

• Podstawy technologii ADO (380)
  • Ciąg połączenia (380)
  • Deklaracja obiektu Recordset (382)
  • Piszemy pierwszą procedurę ADO (383)
  • Piszemy pierwszą procedurę wydobywającą dane opartą na ADO i SQL (388)
  • Kryteria w instrukcjach SQL (389)
• Popularne sytuacje, w których może pomóc VBA (392)
  • Zapytania o dane pochodzące ze skoroszytu Excela (392)
  • Dołączanie rekordów do istniejącej tabeli Excela (394)
  • Dołączanie rekordów z Excela do istniejącej tabeli Accessa (396)
  • Zapytania do plików tekstowych (398)
• Podsumowanie (399)

Rozdział 16. Automatyzacja Excela i Accessa (401)

• Wiązanie obiektów (401)
  • Wczesne wiązanie (402)
  • Późne wiązanie (402)
• Automatyzacja Excela z poziomu Accessa (403)
  • Tworzenie pierwszej procedury automatyzacji Excela (403)
  • Automatyzacja eksportu danych do Excela (405)
  • Automatyzacja raportów Excela bez programowania w Excelu (409)
  • Wykorzystanie funkcji Znajdź i zastąp w celu dostrojenia kodu wygenerowanego przez rejestrator makr (415)
  • Uruchamianie makr Excela z poziomu Accessa (417)
  • Optymalizacja kodu wygenerowanego przez rejestrator makr (418)
• Automatyzacja Accessa z poziomu Excela (421)
  • Ustawienie wymaganych referencji (421)
  • Uruchamianie kwerendy Accessa z poziomu Excela (422)
  • Wykonywanie parametryzowanych kwerend Accessa z poziomu Excela (423)
  • Uruchamianie makra Accessa z poziomu Excela (428)
  • Otwieranie raportu Accessa z poziomu Excela (428)
  • Otwieranie formularza Accessa z poziomu Excela (429)
  • Kompaktowanie bazy danych Accessa z poziomu Excela (429)
• Podsumowanie (431)

Rozdział 17. Integracja Excela z Accessem za pomocą języka XML (433)

• Dlaczego XML? (433)
• Podstawowe informacje o języku XML (434)
  • Deklaracja formatu XML (434)
  • Instrukcje przetwarzania (434)
  • Komentarze (435)
  • Elementy (435)
  • Główny element (436)
  • Atrybuty (436)
  • Przestrzenie nazw (437)
• Tworzenie prostego raportu z wykorzystaniem języka XML (438)
  • Eksport danych XML z Accessa (438)
  • Wykorzystanie danych XML w Excelu (441)
• Tworzenie procedur wprowadzania danych z wykorzystaniem języka XML (443)
  • Tworzenie schematu wprowadzania danych w Accessie (444)
  • Stworzenie formularza do wprowadzania danych w Excelu (445)
  • Eksport wyników z Excela do formatu XML (446)
  • Przenoszenie wyników z powrotem do Accessa (446)
• Podsumowanie (448)

Rozdział 18. Integracja Accessa z Excelem oraz innymi aplikacjami pakietu Office (451)

• Integracja Excela z programem Microsoft Word (451)
  • Tworzenie dynamicznego łącza do tabeli Excela (451)
  • Pobieranie danych Excela do dokumentu Worda z wykorzystaniem automatyzacji (455)
  • Tworzenie dokumentu korespondencji seryjnej Worda (457)
  • Symulacja funkcji korespondencji seryjnej Worda z poziomu Excela (462)
• Integracja Excela z programem PowerPoint (465)
  • Tworzenie slajdu PowerPointa z tytułem (465)
  • Kopiowanie zakresu komórek do prezentacji (466)
  • Wysyłanie do prezentacji wszystkich wykresów z arkusza Excela (468)
  • Konwersja skoroszytu na prezentację PowerPointa (470)
• Integracja Excela z programem Outlook (472)
  • Wysyłanie aktywnego skoroszytu pocztą elektroniczną (472)
  • Wysyłanie pocztą wskazanego zakresu (474)
  • Wysyłanie wiadomości e-mail do wszystkich adresatów na liście (475)
  • Zapisanie wszystkich załączników z folderu (477)
  • Zapisanie wskazanych załączników z folderu (478)
• Podsumowanie (480)

Dodatki (481) Dodatek A: Podstawy programowania Accessa w języku VBA (483)

• Podstawy programowania w VBA w 10 krokach (483)
  • Krok 1. Stworzenie standardowego modułu (483)
  • Krok 2. Utworzenie funkcji (484)
  • Krok 3. Zdefiniowanie celu funkcji za pomocą procedury (485)
  • Krok 4. Testowanie funkcji (486)
  • Krok 5. Zadeklarowanie zmiennej (486)
  • Krok 6. Przypisanie wartości do zmiennej (486)
  • Krok 7. Kompilacja nowo utworzonej funkcji (487)
  • Krok 8. Zapisanie nowo utworzonej funkcji (488)
  • Krok 9. Uruchomienie stworzonej funkcji wewnątrz makra (488)
  • Krok 10. Uruchomienie stworzonej funkcji z formularza (489)
• Wykorzystanie Accessa w roli nauczyciela programowania w VBA (490)

Dodatek B: Podstawy języka SQL (493)

• Podstawowe konstrukcje (493)
  • Instrukcja SELECT (494)
  • Klauzula WHERE (495)
  • Złączenia (496)
• Zaawansowane instrukcje SQL (498)
  • Zaawansowane wyszukiwanie z wykorzystaniem operatora Like (498)
  • Wybieranie unikatowych wartości i wierszy bez grupowania (500)
  • Grupowanie rekordów i agregowanie danych za pomocą klauzuli GROUP BY (501)
  • Definiowanie porządku sortowania za pomocą klauzuli ORDER BY (501)
  • Tworzenie aliasów za pomocą klauzuli AS (501)
  • Instrukcje SELECT TOP i SELECT TOP PERCENT (502)
  • Wykonywanie kwerend funkcjonalnych za pomocą instrukcji SQL (504)
  • Tworzenie tabel krzyżowych za pomocą instrukcji TRANSFORM (505)
• Korzystanie ze specjalnych kwerend SQL (506)
  • Scalanie zbiorów danych za pomocą operatora UNION (506)
  • Tworzenie tabel za pomocą instrukcji CREATE TABLE (508)
  • Działania na kolumnach za pomocą instrukcji ALTER TABLE (508)

Dodatek C: Wydajność kwerend, uszkodzenia baz danych i inne zagadnienia (511)

• Optymalizacja wydajności kwerend (511)
  • Mechanizm optymalizacji kwerend Accessa (511)
  • Czynności, jakie można przedsięwziąć w celu optymalizacji wydajności kwerend (512)
• Postępowanie w przypadku uszkodzenia bazy danych (515)
  • Oznaki i symptomy uszkodzenia bazy danych (515)
  • Naprawianie uszkodzonej bazy danych (518)
  • Czynności, jakie można przedsięwziąć w celu zapobieżenia uszkodzeniom baz danych (519)
• Korzystanie z pomocy w Accessie (520)
  • Lokalizacja plików pomocy (521)
  • Pomoc online jest lepsza od pomocy offline (521)
  • Zasoby dostępne online (521)

Dodatek D: Zestawienie funkcji w przyborniku analityka danych (523) Skorowidz (557)